Der Begriff Onboarding neuer Mitarbeiter leitet sich vom Englischen „taking on board“ ab und bedeutet so viel wie An-Bord-Nehmen. Gemeint ist hiermit, wie Unternehmen neue Mitarbeiter* möglichst gut integrieren und sich so über den ersten Arbeitstag hinaus ein erfolgreiches Arbeitsverhältnis entwickeln kann.
Was bedeutet Onboarding für den neuen Arbeitgeber und was sollten Sie tun, damit die Einarbeitungsphase zum vollen Erfolg wird? Wir zeigen es Ihnen!
Die Ziele des Onboardings
Sie konnten den perfekten neuen Mitarbeiter für Ihre Organisation gewinnen – dazu kann man Ihnen gratulieren! Aber damit allein ist es nicht getan, jetzt beginnt eine entscheidende Phase. Nun müssen Sie dafür sorgen, dass die Integration des neuen Kollegen einwandfrei funktioniert. Es kommt immer wieder vor, dass Mitarbeiter das Arbeitsverhältnis noch in der Probezeit kündigen, weil sie sich nicht gut aufgehoben fühlen, weil sie nicht gut ins Team integriert wurden oder einfach, weil keine gute Einarbeitung stattgefunden hat. Experten schätzen die Zahl hier auf bis zu 15 – 20%. Somit zeigt sich hier, dass auch in der Onboarding-Phase die Arbeitgeberattraktivität durchaus eine Rolle spielt.
Die Ziele sollten also sein:
- Den neuen Kollegen schnell bestmöglich integrieren, so wird er schnellstmöglich produktiv und Sie steigern seine Motivation
- Eine Kündigung während der Probezeit bzw. zwei bis drei Jahre danach zu vermeiden
- Dem Kollegen durch eine gelungene Einarbeitung ermöglichen, seine Ziele zu erreichen
- Über- und Unterforderung zu vermeiden
- Das Team in die Onboardingphase einzubinden, so fällt das Teambuilding leichter und der neue Kollege kann sich schnell einleben
Die drei Phasen des Onboardings
- Die Vorbereitungsphase
- Die Orientierungsphase
- Die Integrationsphase
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Die Vorbereitungsphase
Sie können bereits vor dem ersten Arbeitstag einige Vorbereitungen treffen, damit sich der neue Kollege entsprechend vorbereiten kann. Sie können ihm beispielsweise wichtige Unternehmensinformationen zusenden, wie z.B.
- Unternehmensleitbild und -werte
- Firmenbroschüren
- Organigramme
- Betriebsvereinbarungen
- Personalfragebogen
- Liste mit allen relevanten Ansprechpartnern
- Beschreibung zum Ablauf des ersten Arbeitstages
Vor dem ersten Arbeitstag können Sie über die Personalabteilung auch schon
- die Kontoverbindung für die Gehaltsüberweisungen
- und die Krankenkassenbescheinigung
anfordern. Dann sind diese Punkte bereits abgehakt und der erste Arbeitstag kann komplett der Vorstellung der neuen Kollegen gewidmet werden.
Weitere Dinge, die Sie vor dem ersten Arbeitstag erledigen sollten:
- Einarbeitungsplan: Erstellen Sie bereits im Vorfeld einen ausführlichen Einarbeitungsplan und beziehen Sie alle involvierten Mitarbeiter mit ein, damit alle informiert sind und sich jeder entsprechend die Zeit freihalten kann.
- Paten: ernennen Sie einen Paten, der dem neuen Kollegen in der ersten Zeit zur Seite steht. Idealerweise ist es ein Mitarbeiter, der ähnliche Funktionen wie der neue Kollege hat. So kann der Pate beispielsweise beim Erklären der Abläufe unterstützen oder die Mitarbeiter aus anderen Abteilungen vorstellen.
- Arbeitsplatz vorbereiten: bereiten Sie den gesamten Arbeitsplatz vor. Sprich, der PC sollte komplett eingerichtet sein (E-Mailadresse, Signatur, Zugänge zu Warenwirtschaftssystemen). Eine Grundausstattung an Büromaterial (einen Block, Stifte, Notizzettel, usw.) sollte vorhanden sein.
- Visitenkarten: eine schöne Geste, wenn bereits am ersten Arbeitstag, die fertigen Visitenkarten bereitliegen.
- Willkommensgeschenk: Kein Muss, aber vielleicht das Tüpfelchen auf dem I. Es muss nichts Großes sein, aber über eine Kleinigkeit freut sich jeder. Pralinen oder eine schöne Tasse kommen immer gut an. So ist das Willkommenspaket komplett.
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Die Orientierungsphase
Endlich ist es soweit, der erste Arbeitstag des neuen Mitarbeiters ist gekommen. Bitte informieren Sie rechtzeitig den Empfang, damit er den neuen Kollegen Willkommen heißt und ihn zu seiner ersten Station begleitet oder den ersten Ansprechpartner bittet, den Neuankömmling abzuholen.
In den ersten Tagen ist es wichtig, dass der neue Mitarbeiter Stück für Stück die neuen Abläufe und Strukturen, das neue Team und vielleicht auch schon die ersten Kunden kennenlernt.
Wichtig ist, dass Sie bei allem die Ruhe bewahren und Gelassenheit ausstrahlen. Ihr neuer Mitarbeiter wird dankbar sein, denn er ist bestimmt aufgeregt und angespannt und muss viele neue Eindrücke verarbeiten und sich gefühlt 1.000 Dinge und Namen merken.
Folgende Punkte sind für die Orientierungsphase und besonders für den ersten Arbeitstag von hoher Bedeutung:
- Kennenlernen des Paten, der den neuen Mitarbeiter in der gesamten Onboardingphase begleitet
- Freundliche Begrüßung durch den Vorgesetzten
- Eine Führung durch das gesamte Unternehmen, im Idealfall lernt der neue Kollege hier schon Mitarbeiter aus den anderen Abteilungen kennen und weiß so, mit wem er es künftig zu tun haben wird
- Ein gemeinsames Mittagessen mit dem gesamten Team und dem Vorgesetzten
- Einführung in die IT-Systeme am Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters
- Erklären und erläutern der spezifischen Prozesse und Arbeitsabläufe
- Idealerweise sprechen Sie als Vorgesetzter nach dem ersten Arbeitstag noch einmal mit Ihrem neuen Teammitglied und erkundigen sich, wie er den ersten Tag empfunden hat. Hier geht es besonders um die Geste, die Sie damit zeigen. Ihr neuer Mitarbeiter wird sich darüber sicher freuen.
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Die Integrationsphase
Die erste Zeit der Einarbeitung haben Sie und Ihr Team gut gemeistert. Der neue Mitarbeiter arbeitet bereits selbstständig und findet sich immer mehr in das Unternehmen und die Strukturen ein.
Nun gilt es, den Kollegen komplett in das Team zu integrieren, so erreichen Sie, dass der Kollege sich auch emotional an Ihr Unternehmen bindet. Es entsteht Loyalität und kann außerdem die Motivation fördern.
Folgende Maßnahmen für eine gelungene Integration haben sich bewährt:
- Team-Events und Teambuildingmaßnahmen: Hier sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Es ist alles erlaubt, was dem gesamten Team Freude und Spaß macht. Das kann ein gemeinsamer Kochabend, eine Kanutour oder ein Corporate Volunteer-Ereignis sein. Egal, wofür Sie sich am Ende gemeinsam entscheiden, solche Aktivitäten stärken das Wir-Gefühl und ermöglichen dem neuen Kollegen noch weiter anzukommen.
- Regelmäßige Mitarbeitergespräche: Es ist wichtig, dass Sie regelmäßige Gespräche mit Ihrem neuen Mitarbeiter führen. So bauen Sie eine Vertrauensbasis auf und erreichen so, dass Ihr Gegenüber offen und ehrlich ist. Fragen Sie ihn, wie es ihm geht, ob er zufrieden ist und wenn nicht, was man gemeinsam verbessern könnte? Seien Sie also auch offen für konstruktive Kritik.
- Mehr finden Sie unter “Miese Stimmung? 5 Sofort-Hilfe-Tipps für ein positives Betriebsklima“.
Anna Mirabichvili – Marketing and Communications
*Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei der Personenbezeichnung in diesem Beitrag auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Die verkürzte Sprachform hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.