Gehören Sie auch zu denjenigen, die lieber eine E-Mail schreiben, als am Telefon zu sprechen?
In den letzten Jahren kann man beobachten, dass immer mehr Menschen das direkte Gespräch scheuen und stattdessen lieber E-Mails schreiben. Warum ist das eigentlich so und muss das wirklich so sein? Eigentlich hat es doch nur Vorteile, wenn man gewisse Dinge schnell und unkompliziert am Telefon miteinander besprechen kann.
Mit unserem Telefon-Guide werden Sie den Hörer nicht mehr aus der Hand legen wollen – versprochen!
Regel Nummer 1: Nehmen Sie die Herausforderung an!
Es kostet immer ein wenig Überwindung, sich Aufgaben zu stellen, vor denen man, aus welchen Gründen auch immer, eine gehörige Portion Respekt hat. Aber gehört es nicht auch zur Weiterentwicklung dazu, auch einmal über seinen Schatten zu springen? Trauen Sie sich und Sie werden merken, dass Sie nach dem Gespräch stolz auf sich sein werden und das nächste Gespräch schon eine etwas kleinere Herausforderung sein wird. Und denken Sie immer daran: Ihr Gesprächspartner ist auch nur ein Mensch!
Tipp: Haben Sie eine passionierte Telefoniererin als direkte Kollegin oder einen Kollegen, der routiniert und gelassen seine Business-Calls führt? Dann lohnt es sich, dort ein bisschen zu lauschen. Schauen Sie sich ruhig die ein oder andere Strategie im Gespräch ab. Das schafft Sicherheit, bis Sie Ihren eigenen Stil gefunden haben.
Bitten Sie doch einfach mal den Kollegen oder die Kollegin Ihres Vertrauens, dass sie Ihnen beim Telefonieren zuhören und Ihnen Feedback geben, wie das Gespräch auch ihrer Sicht verlaufen ist. Das gibt Ihnen die Möglichkeit sich noch weiter zu verbessern und selbstsicherer zu werden.
Regel Nummer 2: Lächeln Sie!
Ja, Sie haben richtig gelesen. Lächeln Sie – Ihr Gesprächspartner* „hört“ Ihr Lächeln. So gelingt es Ihnen, Ihren Gesprächspartner mitzuziehen und für eine positive Grundstimmung während des Telefonates zu sorgen. Probieren Sie es aus, Sie werden merken, dass das Telefonieren dadurch gleich viel mehr Spaß macht!
Natürlich sollten Sie zu jeder Zeit freundlich und höflich sein – aber das versteht sich von selbst.
Tipp: Manchen Telefon-Profis hilft es, wenn Sie während des Telefonates stehen – wenn Sie die Möglichkeit haben, Ihre Gespräche auch mal im Stehen zu führen (schnurloses Telefon und im Idealfall ein höhenverstellbarer Schreibtisch), probieren Sie es ruhig einmal aus. Mit durchgestrecktem Rücken und einer aufrechten Körperhaltung haben Sie sprichwörtlich ein „gewisses Standing“. Besonders bei kniffeligen Gesprächen, kann das hilfreich sein.
Regel Nummer 3: Stecken Sie sich ein Ziel
Bereiten Sie sich auf das Telefonat vor, so können Sie beispielsweise Missverständnisse oder das berühmte „peinliche Schweigen“ vermeiden.
Notieren Sie sich ruhig die Fragen, die Sie stellen möchten und überlegen Sie sich eine Strategie. Was ist das Ziel des Telefonates und wie können Sie es erreichen? Das Gespräch soll schließlich keine Zeitverschwendung sein und auch zu einem Kaffeekränzchen durch den Hörer werden.
Tipp: Meistens kommt es gut an, wenn Sie bereits am Anfang des Gespräches ankündigen, dass Sie nur kurz eine Frage haben oder den Grund Ihres Anrufes nennen. So können Sie vermeiden, dass Sie von Ihrem Gegenüber abgewimmelt werden, weil er unter Zeitdruck steht und mit einem Bein schon im nächsten Meeting steht. Aber sein Sie hier ehrlich, wenn der Angerufene wirklich keine Zeit hat, bedrängen Sie ihn nicht, sondern vereinbaren nach Möglichkeit einen Rückruftermin.
Regel Nummer 4: Das perfekte Timing
Der richtige Zeitpunkt ist wichtig – natürlich haben Sie keine Glaskugel und können sehen, wo sich Ihr Gesprächspartner im Moment befindet, aber zu gewissen Tageszeiten sind Telefonate grundsätzlich eher ungünstig. Zum Beispiel um die Mittagszeit – hier können Sie davon ausgehen, dass Sie ziemlich sicher niemanden erreichen werden. Auch kurz vor Feierabend sind manche Gesprächspartner nicht mehr besonders empfänglich für längere Gespräche.
Zum perfekten Timing gehört aber auch die Länge des Telefonates. Im Idealfall fassen Sie sich kurz, vergessen darüber hinaus aber nicht, auch auf Ihr Gegenüber einzugehen. Denn: persönliche Gespräche dienen der Geschäftsbeziehung, vergessen Sie das nicht. In vielen Fällen sind Sie mit einem Telefonat wesentlich besser beraten, als wenn Sie eine „anonyme“ E-Mail schreiben.
Tipp: Fragen Sie immer an Anfang des Telefonates, ob Ihr Gegenüber im Moment Zeit für ein Gespräch hat. Wenn nicht, bitten Sie um einen Rückruf oder vereinbaren Sie direkt einen Termin. Das ist am zielführendsten.
Regel Nummer 5: Hinterlassen Sie eine Rückrufbitte
Sie haben niemanden erreicht? Nach dem 4. Klingeln ist die Mailbox angesprungen? Hinterlassen Sie eine freundliche Rückrufbitte, die Wahrscheinlichkeit, dass Sie zurückgerufen werden, ist so viel höher, als wenn Sie einfach ohne eine Nachricht auflegen. Hin und wieder wird es sogar als unfreundlich empfunden, wenn keine Rückrufbitte hinterlassen wurde.
Tipp: Sagen Sie auch kurz, warum Sie angerufen haben, so weiß Ihr Gesprächspartner worum es geht und kann sich vor dem Rückruf ggf. vorbereiten.
Hinterlassen Sie auch immer Ihre Telefonnummer. Besonders wenn Ihr Gegenüber sich auf Geschäftsreise befinden sollte, wird er dankbar sein, wenn Sie Ihre Telefonnummer hinterlassen und er sie nicht erst umständlich heraussuchen muss.
Hier noch einmal die Vorteile im Überblick
- Sie erreichen eine persönliche Bindung zu Ihrem Gesprächspartner, das wirkt sich positiv auf Ihre Geschäftsbeziehung aus
- Sie sind viel effizienter, wenn Sie Dinge direkt klären können, als ewig auf eine E-Mailantwort zu warten
- Sie vermeiden Missverständnisse, die oft bei E-Mails auftreten können, sich in einem Gespräch aber schnell aus dem Weg räumen lassen
- Durch das persönliche Gespräch verstehen Sie Ihren Gesprächspartner und seine Anliegen viel besser, denken Sie zum Beispiel an Briefings
Sie sehen, es gibt nichts, was dagegenspricht, bei nächster Gelegenheit zum Hörer zu greifen und unsere Tipps sofort anzuwenden und die Vorteile für Sie sprechen zu lassen.
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit unserem Leitfaden das Telefonieren im Job wieder etwas näherbringen konnten und wünschen Ihnen viel Erfolg!
Anna Mirabichvili – Marketing and Communications
*Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei der Personenbezeichnung in diesem Beitrag auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Die verkürzte Sprachform hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.