Corona, Quarantäne oder Klopapier? Was am Ende dieses Ausnahmejahres 2020 zum Wort des Jahres gewählt wird, steht zwar noch in den Sternen, aber es ist davon auszugehen, dass Begriffe wie „Home – Office“ oder „Virtuelles Arbeiten“ ebenfalls in die engere Auswahl der Gesellschaft für deutsche Sprache gelangen dürften.
In Zeiten der Krise wird vieles von uns abverlangt und Covid-19 ruft nicht nur Ängste um unsere Gesundheit hervor, sondern sorgt auch auf beruflicher Ebene für jede Menge Unsicherheit. Zum Verbleib in den eigenen vier Wänden gezwungen, gehen viele Arbeitnehmer* und Unternehmer momentan den digitalen Weg, um die Geschäfte am Laufen zu halten und möglichst viele Existenzen zu sichern.
In diesem Zusammenhang lohnt es sich heute also mehr denn je, sich näher mit den Möglichkeiten, aber auch mit den Risiken des Virtuellen Arbeitens zu beschäftigen.
Was ist virtuelles Arbeiten?
Virtuelles Arbeiten ist v.a. für international aufgestellte Firmen eine gängige Arbeitsform, die es erlaubt, dass virtuelle Teams standortungebunden aus allen Ecken der Welt zusammengestellt werden können. Dies wird nicht nur in Krisenzeiten notwendig, sondern alleine das Zeitalter der Globalisierung erfordert von Unternehmen, sich solchen Entwicklungen zu öffnen.
Doch es hakt bei der Umsetzung, da Remote Teams offenbar lange nicht so erfolgreich sind, wie man es sich wünschen würde. Beispielhaft in diesem Zusammenhang sind die Ergebnisse einer Studie des Marktforschungsinstituts Censuswide, nach der ein Arbeitnehmer jährlich im Schnitt ganze 20 Arbeitstage damit verbringt, sich mit technischen Unzulänglichkeiten wie Softwareproblemen oder Internetausfällen usw. herumzuärgern. Jeder fünfte Teilnehmer der Studie gab ferner zu, nicht genau zu wissen, wie die zu verwendenden Techniken funktionierten.
Die Tatsache, dass weitere Studien zudem belegen (Rochus Mummert Consulting Group 2013), dass nur etwa 30% der virtuellen Teams am Ende erfolgreich kooperieren, lassen die Hoffnungen sinken, dass sich diese Arbeitsform bewähren könnte.
Aber wenn man ehrlich ist, hilft am Ende alles nichts. Auch nach der Corona-Krise werden wir in einer globalen Welt zusammen leben und arbeiten, weshalb wir einen Weg finden müssen, derartige Zahlen zu verbessern und das virtuelle Arbeiten nicht nur attraktiver, sondern vor allem effektiver zu gestalten.
Denn Potenziale hat dieses Format allemal!
Die Vorteile Virtuellen Arbeitens:
- Hohe internationale Auswahl an standortunabhängigem Fachpersonal.
- Experten vor Ort, die Probleme zielgerichtet und kompetent bearbeiten können.
- Kostenersparnis durch geringere Lohn-, Neben- sowie Mietkosten.
- Flexiblere Arbeitszeiten.
- Bessere Vereinbarkeit von Privat- und Arbeitsleben bei den Mitarbeitern.
Angesichts dieser positiven Aussichten stellt sich die Frage, welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit man einen wie oben beschriebenen Output erhält.
Stützt man sich auch hier auf wissenschaftliche Erkenntnisse, so zeigt sich deutlich, dass Vertrauen unter den beteiligten Mitarbeitern der zentrale Schlüsselfaktor für eine erfolgreiche Zusammenarbeit darstellt. Aber wie lässt sich eine Vertrauensbasis in einem Konstrukt aufbauen, dass sich durch räumliche Distanz definiert? Hier ist v.a. die Führungsebene gefragt, die mithilfe verschiedener Maßnahmen ihre Mitarbeiter unterstützen und die technischen, organisatorischen und personellen Rahmenbedingungen schaffen muss.
Geeignete Schritte sind demnach:
Zusammenführen des Teams im realen Leben: Ermöglichen Sie durch regelmäßige inoffizielle Präsenztreffen im Rahmen von Feiern oder Events den Aufbau persönlicher Bindungen. Fördern Sie zudem auch online private Sprachanlässe und sehen Sie einen kurzen Small-Talk über die Familie oder anstehende Urlaubspläne nicht als Zeitverschwendung, sondern als Weg, sich näher kennen zu lernen
Organisation: Sorgen Sie für klare Absprachen und unbedingte Einhaltung der aufgestellten Regeln. Da keine Tür – und Angelgespräche möglich sind, müssen die Rollen und Aufgaben jedes einzelnen Teammitgliedes genau definiert und verteilt sein!
Auswahl geeigneten Personals: Nicht jeder Arbeitnehmer ist für die Arbeit in einem virtuellen Team gleichermaßen geeignet. Nur mit dem richtigen Mindset können selbstständiges Arbeiten und z.B. damit verbundene Isolation oder Probleme mit der Work-Life-Balance bewältigt werden. Grundfragen, die im Vorfeld also abgeklärt werden sollten wären u.a. Kann sich der Mitarbeiter generell gut disziplinieren, motivieren und strukturieren?
Auswahl der geeigneten Software: Im Bereich der virtuellen Arbeit gibt es eine extreme Vielfalt an möglichen Softwares, die alle auf unterschiedliche Anforderungen zugeschnitten sind. Grob unterschieden werden können Anwendungen zur:
- Synchronen Kommunikation: Teamkommunikation, Videokonferenzen
- Asynchronen Kommunikation: Dateiablage, Brainstorming
- Projektarbeit: Aufgabenmanagement, Zeiterfassung
Wählen Sie mit Bedacht die zu Ihnen passenden Anwendungen in den entsprechenden Bereichen!
Doch selbst wenn Sie das virtuelle Arbeiten erfolgreich in Ihrem Unternehmen etablieren, sollen die damit einhergehenden Nachteile nicht verschwiegen werden:
Die Nachteile virtuellen Arbeitens:
- Hohe Kosten für technische Anschaffungen.
- Hohe Kosten durch Bahn- und Zugtickets für gemeinsame Treffen.
- Lange Einarbeitungsphasen der Mitarbeiter in technische Belange.
- Schwierigkeiten bei Leistungsbewertungen.
- Nonverbale Kommunikation kann nicht verarbeitet werden, weshalb Missverständnisse leichter entstehen.
- Psychische Belastungen der Mitarbeiter z.B. in Form gefühlter Isolation.
- Geringere Identifikation mit dem Team.
Das Jahr 2020 ist ein Jahr, dass von uns Kreativität und die Bereitschaft zu neuen Wegen einfordert. Am Ende werden wir Bilanz ziehen und sehen, was gut und was weniger gut gelaufen ist. Im Hinblick auf die Zukunft sollten wir die jetzt gewonnen Erfahrungen als Lernprozess verstehen, der uns später erlaubt, an den richtigen Stellen nachzurüsten und nachhaltig zu besseren Ergebnissen in der virtuellen und auch internationalen Zusammenarbeit zu gelangen.
Carolyn Klein – Marketing Associate
*Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei der Personenbezeichnung in diesem Beitrag auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Die verkürzte Sprachform hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.