Immer häufiger kommt es vor, dass Mitarbeiter* unterschiedlicher Standorte gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Diese Flexibilität bringt viele Vorteile für Unternehmen mit sich, es bedeutet aber auch besondere Anforderungen für Führungskräfte an diese virtuelle Führung.
In diesem Blog wollen wir auf die Anforderungen näher eingehen und geben Ihnen Tipps, wie Führung auf Distanz erfolgreich ist.
Was bedeutet Distanz im Führungskontext?
Distanz bedeutet, dass die Unmittelbarkeit der Kommunikation eingeschränkt ist, ergo wichtige Bausteine der direkten Kommunikation verloren gehen können.
Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen, damit sich Ihr Team auch über die Distanz verstanden und motiviert fühlt, damit Sie Ihre Projekte erfolgreich zum Abschluss bringen können.
Zuerst widmen wir uns den Vor- und Nachteilen virtueller Teams
Vorteile virtueller Teams:
- Flexible Einbindung von Experten verschiedener Standorte (teilweise Länderübergreifend)
- Team setzt sich in der Regel nach Fähigkeiten, nicht nach Verfügbarkeit zusammen
- Mitarbeiter organisieren sich selbst
- Kostenersparnis durch reduzierte Anfahrts- und Übernachtungskosten der Experten
- Zeitersparnis durch reduzierte Reisezeiten, die wiederum für das Projekt verwendet werden kann
Nachteile virtueller Teams:
- Aufbau von Vertrauen ist schwierig
- Geringere Identifikation mit dem Team
- Unsicherheiten bzgl. Verantwortlichkeiten, Prioritäten und Rollen
- Gefühl der Isolation (insbesondere für Mitarbeiter, die dauerhaft im Homeoffice arbeiten)
- Abhängigkeit von Informations- und Kommunikations-Technologien
- Erhöhter Aufwand für gemeinsame Treffen
- Feedback und Leistungsbeurteilung ist schwieriger
- Missverständnisse und Konflikte können schneller entstehen
Der Schlüssel beim Führen auf Distanz ist die Führungskraft
Diverse Studien der vergangenen Jahre zeigen, dass der Großteil der virtuellen Teams scheitert -teilweise sogar bis zu 75%. Unternehmen erklären diese Zahlen meist mit interkulturellen Differenzen. Forscher hingegen begründen diese hohe Rate damit, dass der Führungsstil nicht den besonderen Anforderungen an den Führungsstil angepasst wird.
Vereinfacht kann man also sagen, wenn der Führungsstil analog zu Präsenzteams geführt wird, ist der Erfolg des virtuellen Teams relativ unwahrscheinlich.
Das sollten Sie wissen
Aufgrund von räumlicher oder physischer Distanz
- kann das Verhalten der Mitarbeiter nicht direkt beobachtet werden
- sind Emotionen der Teammitglieder schwer erkennbar und so schwerer zu interpretieren
- ist die Fähigkeit gefordert, Gefühle benennen zu können
Allgemeine Aufgaben einer Führungskraft von virtuellen Teams
- Mitarbeiter motivieren und das Team entwickeln
- Aufgaben delegieren und kontrollieren
- Ziele vereinbaren
- Feedback geben
- Kommunizieren und Mitarbeiter informieren
- Das Team nach außen vertreten
Als Aufgabenschwerpunkt der virtuellen Führungskraft wird immer wieder herausgearbeitet, wie wichtig es ist, Vertrauen über Distanz aufzubauen. Das kann mitunter schon bei Präsenzteams schwierig sein, über die Distanz ist es jedoch eine enorme Herausforderung.
Viele erschwerende Faktoren haben sich beim Vertrauensaufbau gezeigt, u.a. gibt es Missverständnisse aufgrund digitaler Kommunikation, Emotionen werden falsch verstanden, kulturelle Eigenheiten, usw.
Folgende Eigenschaften sollten Sie als virtuelle Führungskraft mitbringen
- Niedriges Kontrollbedürfnis
- Fähigkeit Aufgaben zu delegieren
- Hohe Vertrauensbereitschaft
- Fähigkeit Mitarbeiter mit einzubeziehen
- Empathisch sein, Bedürfnisse des Teams erkennen – besonders über die Distanz
- Technische Affinität (Messenger, Projektmanagement Tools, Webinare oder Videokonferenzen)
- motivierende Persönlichkeit
- Fähigkeit klare Ziele zu kommunizieren
- Konstruktives Feedback geben
- Interkulturelle Kompetenz
Teamentwicklung über Distanz
Ein Team über Distanz zu entwickeln ist durchaus eine Herausforderung. Wenn Sie als Führungskraft folgende Punkte beachten und kontinuierlich verfolgen, kann es aber gelingen.
- Das erste Kennenlernen/ Kick-Off è das Team zusammenführen, Grundlagen des Vertrauens schaffen
- Möglichkeit schaffen, sich kennenzulernen, nicht nur als Kick-Off, auch über Team Events
- Teambuilding gezielt fördern – durch regelmäßige Treffen
- Vereinbarungen festlegen, wie Entscheidungen getroffen werden
- Erwartungen der Teammitglieder an das Projekt und an das Team besprechen
- Rollen/Aufgaben der Teammitglieder klar ausarbeiten, damit jeder genau weiß, wo seine Aufgaben liegen
Tipp: Um Vertrauen zu schaffen, ist es zwingend erforderlich, das Team persönlich zusammenzuführen. Denn nur über persönliche Gespräche baut sich Vertrauen auf.
Regelmäßige Präsenztreffen sollten in die Routine eingeplant werden, beispielsweise bei Teamevents, Sommerfesten oder Weihnachtsfeiern. Aber auch Monats- oder Quartalstreffen vor Ort machen durchaus Sinn.
Vorteile einer guten Teamentwicklung:
- Mindert Prozessverluste
- Reduziert die Wahrscheinlichkeit von Konflikten
- Steigert langfristig die Produktivität des gesamten Teams
Auf folgende Aufgaben sollten Sie als Führungskraft auf Distanz besonderen Wert legen
- Arbeitsaufgaben präzise strukturieren
- eine gute Einarbeitung gewährleisten
- dafür sorgen, dass Ziele, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar sind
Gefahren bei der Arbeit mit virtuellen Teams
In vielen Unternehmen genießt die Arbeit mit virtuellen Teams keinen guten Ruf. Das einzige, was oft positiv wahrgenommen wird, ist die Kostenersparnis durch z.B. verminderte Reisekosten.
Es ist nicht von der Hand zu weisen, dass es einige Schwierigkeiten bei der Arbeit mit virtuellen Teams gibt – Studien belegen, dass drei von vier virtuellen Teams scheitern.
Folgende Gefahren sollten Sie deshalb bereits im Vorfeld kennen:
- es kann schnell zu Missverständnissen im Bezug auf Aufgaben und Entscheidungen kommen
- Missverständnisse in der Kommunikation (auch kulturell bedingt möglich)
- dadurch kann es zu fehlerhaften Prozessen kommen
- Teamentwicklung kann auf der Strecke bleiben
Klar, diese Gefahren gibt es auch in Präsenzteams, allerding werden sie in virtuellen Teams meist erst viel später erkannt. So kann es passieren, dass der Verlauf von Projekten in arge Schieflage gerät.
Die zentralen Aufgaben der virtuellen Führungskraft
Wenn Sie ein Team auf Distanz führen, werden andere Anforderungen an Sie gestellt, als bei der Zusammenarbeit mit Teams vor Ort. So müssen Sie beispielsweise deutlich mehr Zeit in gewisse Bereiche investieren. Einen Überblick erhalten Sie hier:
- Zeit für Einarbeitung der Teammitglieder einplanen und diese konsequent gewährleisten
- Individuelle Bedürfnisse, Fähigkeiten und Ziele der Teammitglieder erkennen und berücksichtigen
- Entwicklungsmaßnahmen im virtuellen Team planen und gezielt umsetzen
- Prüfen, ob Teammitglieder über- oder unterfordert sind
- Feedback geben / Leistungsbeurteilung durchführen
Tipp: Kommunizieren Sie Teamerfolge öffentlich (z.B. per E-Mail an alle, Newsboard, per Skype, Yammer, etc.), so stärken Sie das Vertrauen ins Team.
Misserfolge sollten Sie gemeinsam im Team diskutieren, so können alle daraus lernen, das Team kann die Erwartungen aneinander neu klären und Vertrauen kann erhalten werden.
Wichtig hierbei: Es muss eine offene und vertraute Kultur im Team herrschen, damit ein konstruktiver Austausch stattfinden kann.
Wenn Sie auf Distanz führen, müssen Sie wissen, dass persönliche Meetings und Gespräche die Ausnahme sind. Der persönliche Kontakt ist also sehr reduziert. Umso wichtiger ist, dass Sie vorausschauend planen und auf die Kommunikation ein besonderes Augenmerk legen.
Damit Führen auf Distanz erfolgreich wird, sind diese drei Faktoren entscheidend:
- klare Kommunikation, um Missverständnisse zu vermeiden
- verständliche, transparente Regeln und Ziele, damit jeder weiß was zu erledigen ist
- Vertrauensbasis zwischen dem Vorgesetzten und dem Team, damit die Arbeit von Erfolg gekrönt wird
Trotz aller Herausforderungen und Schwierigkeiten, die die Führung von virtuellen Teams mit sich bringt, wird uns diese Arbeitsweise in Zukunft wohl noch mehr beschäftigen.
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesem Beitrag wertvolle Tipps geben konnten. Wenn Sie weitere Beiträge zum Thema „Führung“ lesen möchten, klicken Sie hier.
Anna Mirabichvili – Marketing and Communications
*Allein aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei der Personenbezeichnung in diesem Beitrag auf die gleichzeitige Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet. Die verkürzte Sprachform hat lediglich redaktionelle Gründe und beinhaltet keinerlei Wertung. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten für alle Geschlechter.